Si tienes una tienda online, es muy probable que alguien de tu equipo pase cada semana los pedidos al programa de facturación: cliente, productos, importes, IVA. Es un trabajo lento, aburrido y donde un error se paga caro. La buena noticia es que casi siempre se puede conectar.

Qué se puede conectar

Entre una tienda como Shopify o WooCommerce y un programa como Holded, lo habitual es sincronizar:

  • Clientes: se crean o actualizan solos con cada pedido.
  • Pedidos: pasan a la contabilidad con sus líneas e impuestos.
  • Facturas: se generan en tu programa de facturación a partir del pedido.
  • Pagos y devoluciones: quedan registrados para cuadrar cobros.
  • Stock: si gestionas inventario en los dos sitios, se mantiene igual en ambos.

Tres formas de hacerlo

1. El conector oficial

Muchos programas de facturación tienen integraciones propias con las tiendas más conocidas. Es la opción más rápida: lo activas y funciona. El límite es que hace lo que hace, sin adaptarse a casos particulares.

2. Herramientas de automatización

Plataformas como n8n, Make o Zapier conectan aplicaciones mediante flujos: «cuando entra un pedido, crea la factura y avisa por email». Permiten reglas a tu medida sin desarrollar desde cero.

3. Integración a medida

Cuando hay lógica especial (varios almacenes, tarifas por cliente, marketplaces además de la tienda), se programa una conexión directa entre las API de cada servicio. Es la opción más flexible.

Errores habituales

  • Duplicar clientes. Si la conexión no comprueba si el cliente ya existe, acabas con cinco fichas de la misma persona.
  • Impuestos mal mapeados. Ventas a otros países de la UE, recargos o productos con IVA reducido necesitan reglas claras.
  • Facturar pedidos cancelados. La conexión debe esperar a que el pedido esté pagado o tratar las devoluciones.
  • No avisar cuando algo falla. Toda integración debería notificar los errores para que nadie los descubra a fin de trimestre.

Una nota sobre la facturación

Lo recomendable es que la factura salga de un programa de facturación adaptado a la normativa española, y no de una hoja de cálculo. Con Verifactu, quien factura con un programa informático tendrá que usar uno adaptado: según el calendario vigente al publicar este artículo, desde el 1 de enero de 2027 las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 los autónomos. La integración no cambia eso: lo que hace es pasarle los datos para que no los escribas tú. Las fechas ya se han movido antes, así que confirma con tu gestoría qué te aplica.

Por dónde empezar

  1. Mira si tu programa de facturación tiene conector con tu tienda.
  2. Prueba con pedidos reales en un periodo corto y compara con lo que hacías a mano.
  3. Si el conector se queda corto, apunta exactamente qué falta: ese es el alcance de una integración a medida.

Si quieres que lo revisemos contigo, lo hacemos en integraciones.